Pożądana zmiana procedury

Procedury przetargowe, szczególnie w przypadku instytucji publicznych, nie działają zgodnie z założeniami. Powodów jest co najmniej kilka i dzisiaj wspomnę o dwóch najważniejszych. Zaproponuję także rozwiązanie, które nie dość, że przeprowadzić może zwykły człowiek, jedynie pośrednio związany z daną instytucją, ale dodatkowo jest w stanie na tym oszczędzić. Posłużę się także przykładem z życia wziętym, by nie zawiesić całego tego wywodu w próżni. Zachęcam do przeczytania tego tekstu nawet, jeśli wydaje Ci się, że Ciebie ten problem nie dotyczy.

Idea

Idea procedury przetargowej wynika z dwóch rzeczy. Po pierwsze liczono na to, że w ramach przetargu uda się uzyskać cenę niższą niż ogólnie dostępna. Że oferta dla instytucji, która przecież robi zamówienie większe niż osoba prywatna, będzie bardziej atrakcyjna, szczególnie gdy kilka firm będzie ze sobą rywalizowało o zamówienie. Po drugie zaś, dzięki zastosowaniu procedury (na przykład konkursu ofert) miano zapobiec mataczeniu i przekazywaniu zamówienia znajomemu, który mógłby nieuczciwie zarobić.

Niestety efekt jest przeciwny. Firmy, które składają ofertę do instytucji celowo zawyżają swoje oferty (bardzo często ceny w ofercie są wyższe niż ceny w ich własnym cenniku), gdyż chcą dodatkowo zarobić na intratnym kontrakcie. Pieniądze publiczne są często niepilnowane, nikomu nie zależy więc, by były wydawane rozsądnie. W dodatku konkurs ofert często służy temu, by uzasadnić wybór drogiej (często znajomej) firmy dzięki przedstawieniu kilku ofert jeszcze gorszych od wybranej.

Pomysł ten nie działa więc z obu stron - z jednej z powodu nieuczciwości oferentów (kwestia dyskusyjna, wyjaśniona poniżej), z drugiej z powodu nieuczciwości komisji.

Nieuczciwością oferentów w moim odczuciu jest przedstawianie w ofercie cen wyższych niż normalne. Teoretycznie nie jest to niezgodne z prawem, a jedynie nieetyczne. Przeważnie nie ma też żadnego uzasadnienia - większe zamówienie powinno mieć niższe ceny jednostkowe, a firmy często tłumaczą się koniecznością dodatkowych nakładów, magazynowania, transportu. W praktyce duże zamówienia to dla firmy szansa, a nie problem i z pewnością znalazłaby się firma, która uznałaby to właśnie za szansę.

Nieuczciwość komisji to przeważnie nie dopuszczenie do przetargu "niepożądanych" firm, które mogłyby niepotrzebnie zaniżyć cenę. Bardzo często informacja o przetargu udzielana jest w sposób tendencyjny - albo warunki sformułowane są tak, by nie dopuścić części rynku do przetargu, albo informacja ogólna o przetargu publikowana jest bez rozgłosu, jakby nikomu nie zależało na tym, by wzięło w nim udział więcej oferentów.

Przykład

Z całą pewnością znają Państwo sytuację, gdy wychodzi na jaw absurdalnie wysoka cena za jakiś plac zabaw, ławkę, skwerek czy cokolwiek innego, kupionego za wysokie pieniądze. Urzędnicy tłumaczą się, że "taka była najniższa oferta", sprzedawca, że "trudno było spełnić wymogi przetargu", a w rzeczywistości nikomu nie zależało, żeby było tanio. Jak jest tanio, to nie ma się czym dzielić. Jedynie podatnik ma żal, że podzielono się jego pieniędzmi, które można by było przeznaczyć na inne cele.

Aby nie być gołosłownym - w spółdzielni mieszkaniowej potrzebowano ławek - kilkunastu sztuk zwyczajnych, parkowych ławek. Chodziło o to, by miały około 180cm długości, wysokie wygodne oparcie i siedzisko i były zabezpieczone antykorozyjnie. To nie są "dziwne wymagania", ale już pozostawiają miejsce na odrzucenie producenta, który zaproponuje ławki nieco dłuższe...

Przyszły trzy oferty (członkowie spółdzielni mogą mieć wgląd w dokumenty): na 750 zł, 820 zł i 850 zł za ławkę. Rzecz w tym, że na stronie internetowej można znaleźć ławki po 670 zł. Szczęśliwie spółdzielnia uznała, że właśnie takie ławki można kupić (w drodze negocjacji udało się tę cenę jeszcze zbić, a później znalazła się firma, która dała jeszcze lepszą cenę), ale oferent, który wygrał przetarg się odwołał, bo przecież wygrał. No tak, tylko że tym razem spółdzielnia pokierowała się zdrowym rozsądkiem, mając na uwadze dobro mieszkańców oraz ideę, która stała za tym, by w ogóle organizować przetarg. Skoro jego wynik był niezgodny z ideą, postanowiono zadziałać w jej duchu, a idea była taka, by znaleźć jak najtańszego dostawcę ławek.

Konkluzja

Jako członek spółdzielni mogę mieć wpływ na to, jak wydawane są moje pieniądze, a nie tylko narzekać na nieuczciwość i niegospodarność władz spółdzielni. Mogę się zaangażować, choćby tylko pisząc pismo. Warto czasem się zainteresować!

Procedury w spółdzielni mają służyć członkom spółdzielni. To nie gra, w której należy zapewnić równe szanse firmom, składającym ofertę i nagradzać je za wygranie przetargu. Przetarg jest jedynie sposobem na osiągnięcie celu i jeśli celu nie da się osiągnąć w ten sposób, należy próbować go osiągnąć w inny sposób.

Warto więc proponować zmianę procedur przetargowych i zamiast zakończyć je na "wyborze najlepszej oferty" dodać zapis o porównaniu jej z ogólnie dostępnymi ofertami (na przykład w internecie) oraz ofertami firm, które wcześniej współpracowały z daną instytucją (tutaj spółdzielnią) - tym firmom można zaproponować złożenie ofert z wolnej ręki. Przedstawienie takiej propozycji zmiany zapisu (jako członek spółdzielni) pokaże, czy spółdzielni nadal zależy na tym, by spełnić ideę, która stała za przygotowaniem procedury przetargowej, czy przetarg jest już tylko szansą na wzbogacenie się zewnętrznej firmy oraz osób decydujących o jej wyborze (w takim przypadku odpowiedź będzie brzmiała, że nie można nic zmienić, bo procedura jest jaka jest). Procedura ma służyć temu, kto ją organizuje, a nie na odwrót!